Nelle presentazioni commerciali dei fornitori di buoni pasto c'è sempre un numero in evidenza: quello degli esercizi convenzionati sul territorio nazionale. Centomila, centocinquantamila, duecentomila. È il dato che colpisce e, per un'azienda che opera fuori dalle grandi aree metropolitane, è anche quello meno utile.
Perché il buono pasto funziona in un raggio molto ristretto: quello che il dipendente percorre nella pausa pranzo o nel tragitto verso casa. Se in quel raggio gli esercizi convenzionati sono pochi, il fatto che ce ne siano duecentomila in tutta Italia non cambia niente.
Un benefit che vale quanto la rete che lo sostiene
La questione è tornata attuale perché dal 1° gennaio 2026 la soglia di esenzione fiscale dei buoni pasto elettronici è salita da 8 a 10 euro al giorno, per effetto della Legge di Bilancio. Molte aziende stanno aumentando l'importo erogato ai dipendenti: su base annua si tratta di alcune centinaia di euro in più a testa, completamente esenti da tasse e contributi.
Ma un buono da 10 euro spendibile in tre negozi vale meno di un buono da 8 euro spendibile ovunque. È un'aritmetica elementare che sfugge sistematicamente in fase di scelta del fornitore, e che si manifesta qualche mese dopo sotto forma di malcontento.
Cosa cambia lontano dai centri urbani
Le reti convenzionate non si distribuiscono in modo uniforme. Sono dense dove c'è alta concentrazione di uffici e di ristorazione organizzata, molto più rade dove il tessuto commerciale è fatto di piccoli esercizi indipendenti, alimentari di paese, panetterie e mercati.
Il motivo è economico. Per convenzionarsi, un esercente accetta una commissione sul valore del buono: gli viene riconosciuto meno di quanto il buono vale. Le grandi catene assorbono quella commissione perché il volume compensa; un piccolo negozio di paese, con margini più stretti, spesso rinuncia. Il risultato è che i circuiti con commissioni più aggressive verso gli esercenti hanno reti che sulla carta sembrano ampie ma che, nei territori a bassa densità commerciale, si assottigliano.
Per un'azienda con sede fuori dai grandi centri questo si traduce in una domanda molto concreta: i miei dipendenti, nel raggio di dieci minuti, dove possono davvero spendere?
Tre verifiche da fare prima di firmare
Chiedere il dato locale, non quello nazionale. Ai fornitori in valutazione va richiesto il numero di esercizi attivi negli ultimi novanta giorni per provincia o per CAP, distinti tra ristorazione, supermercati e negozi alimentari. È un'informazione che gli operatori possiedono e che raramente forniscono spontaneamente. La differenza tra esercizi convenzionati e esercizi realmente attivi è spesso significativa.
Fare la prova sul campo. Prima di firmare, individuare cinque o sei esercizi che i dipendenti frequentano abitualmente (il supermercato vicino alla sede, il bar sotto l'ufficio, l'alimentari del paese dove abita metà del personale…) e verificare direttamente se accettano quel circuito. Dieci telefonate valgono più di qualsiasi brochure.
Considerare come si usa il buono nella realtà. Dove la ristorazione è poco presente, i buoni pasto vengono usati soprattutto per la spesa. Qui diventa rilevante la regola che consente di cumulare fino a otto buoni in una singola transazione, prevista dal decreto ministeriale 122 del 2017: è ciò che permette di coprire una spesa settimanale invece di un singolo pranzo. Un circuito ben radicato nella grande distribuzione locale, in questi contesti, vale più di uno forte nella ristorazione.
Il formato conta
Vale la pena ricordare che la differenza tra buono elettronico e cartaceo è ormai netta: 10 euro al giorno di soglia esente per l'elettronico contro i 4 euro del cartaceo, con l'IVA agevolata detraibile per l'azienda solo sul formato digitale. Il cartaceo, oggi, è una scelta difficile da giustificare.
Arrivare preparati alla trattativa
Gli operatori attivi in Italia sono numerosi e si differenziano molto più per struttura della rete che per prezzo. Chi ha già messo a confronto le coperture territoriali dei diversi circuiti arriva al tavolo con le domande giuste e riconosce subito quando un numero dichiarato non regge alla verifica locale.
Per le aziende che operano lontano dalle grandi città il criterio di scelta, in fondo, è uno solo: non quanto è grande la rete, ma quanto è densa dove lavorano le persone. È l'unico numero che i dipendenti verificheranno, il primo giorno, alla cassa del supermercato.
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